Електронното счетоводство и защита на личните данни (GDPR): какво трябва да знаете

Въведение

Дигитализацията на счетоводството промени изцяло начина, по който фирмите управляват своите финанси. Електронните фактури, облачните системи и онлайн платформите за управление на документи улесняват бизнеса, но носят и нови предизвикателства – особено по отношение на

защитата на личните данни (GDPR)

За компаниите във Велико Търново, както и в цялата страна, правилното прилагане на изискванията за защита на информацията вече не е просто препоръка – то е

законова необходимост

„Маринов и партньори“

1. Електронното счетоводство – новата реалност за българския бизнес

В последните години електронното счетоводство стана неразделна част от ежедневната работа на бизнеса. То предлага удобство, по-бърз достъп до данни и намалява риска от грешки при ръчни операции.

Основни предимства на дигиталното счетоводство:

• Автоматизация на документооборота – фактури, платежни документи и справки се обработват мигновено;
• Достъп от всяка точка чрез облачни системи;
• По-висока точност при изчисленията и анализите;
• Намаляване на административната тежест и хартиените архиви.

Но с навлизането на тези технологии се увеличава и количеството

лични и чувствителни данни

GDPR

2. GDPR и счетоводството – защо темата е критично важна

Общият регламент за защита на данните (GDPR) задължава всички фирми, които събират и обработват лични данни, да осигурят тяхната сигурност и поверителност. В контекста на счетоводството това означава, че

всяка фирма и счетоводна кантора

• да има ясна политика за защита на данните;
• да информира лицата какви данни се събират и защо;
• да осигури технически и организационни мерки срещу неоторизиран достъп;
• да може да предостави доказателства за съответствие при проверка.

Например, при работа с електронни фактури или ведомости със заплати, счетоводителите обработват лични данни – име, ЕГН, адрес, IBAN. Всяка грешка при съхранение или изпращане може да доведе до

сериозни санкции

3. Как да осигурите защита на личните данни в електронното счетоводство

1. Изберете сигурна счетоводна система

Работете само със софтуер, който отговаря на изискванията на GDPR и има функции за контрол на достъпа, криптиране и проследяване на действията.
Екипът на „Маринов и партньори“ използва сертифицирани платформи с високо ниво на сигурност и двуфакторна автентикация.

2. Контролирайте достъпа до информация

Не всеки служител трябва да има достъп до всички счетоводни данни. Разделете правата за достъп според ролите и отговорностите.

3. Архивирайте и съхранявайте данните правилно

GDPR изисква личните данни да се съхраняват само толкова дълго, колкото е необходимо.
Периодично преглеждайте и изтривайте остарели файлове. Облачните архиви трябва да са разположени в

сървъри в ЕС

4. Обучете служителите си

Дори най-сигурната система може да бъде компрометирана при човешка грешка.
Редовното обучение по GDPR и добри практики за сигурност е инвестиция, която предпазва бизнеса.

5. Работете с доверен счетоводен партньор

Професионалните счетоводители не само обработват документи, но и гарантират, че процесът е в пълно съответствие с нормативните изисквания.

4. Често допускани грешки при дигитализацията на счетоводството

Много фирми, в стремежа си към бърза дигитална трансформация, пренебрегват някои основни изисквания на GDPR. Ето няколко често срещани грешки:

• Изпращане на документи с лични данни по имейл без криптиране;
• Съхранение на ведомости и договори на общи, незащитени облачни платформи;
• Липса на вътрешна политика за защита на данните;
• Недостатъчен контрол при споделяне на информация с външни доставчици (например ИТ фирми).

В „Маринов и партньори“ често помагаме на клиентите си да изградят ясни процедури, които предотвратяват подобни рискове – от структуриране на електронния архив до внедряване на политики за достъп и криптиране.

5. Как професионалното счетоводно обслужване гарантира сигурност и съответствие

Изборът на счетоводен партньор с доказана експертиза в дигиталното управление и GDPR е

стратегическо решение

• извършва

  пълен одит на данните

  , които се обработват във вашия бизнес;
• въвежда

  системи за криптиране и защита

  на електронните файлове;
• осигурява

  консултации по внедряване на GDPR практики

  в ежедневната работа;
• гарантира, че вашата счетоводна и данъчна документация е едновременно точна и защитена.

Така вие спестявате време, минимизирате риска от санкции и утвърждавате репутацията си на отговорен работодател и партньор.

Заключение

Електронното счетоводство е бъдещето на финансовото управление – по-бързо, по-ефективно и по-достъпно. Но с него идва и отговорността за правилна защита на личните данни.
Спазването на GDPR не е просто формалност – това е

гаранция за доверие

С професионалната подкрепа на

„Маринов и партньори“

Призив за действие

Ако планирате да преминете към електронно счетоводство или искате да проверите дали вашите системи са в съответствие с GDPR,

свържете се с „Маринов и партньори“

👉

Запишете безплатна консултация още днес и защитете финансовата информация на своята фирма.